Denna rapport vänder sig till offentlig inköpare med syfte att tillhandahålla ett ramverk som beskriver förutsättningarna för en effektiv offentlig upphandlingsprocess, en s.k. ‛god affär‛. Utgångspunkten är en doktors-avhandling som lades fram på Handelshögskolan i Stockholm 2009 som presenterade en vetenskaplig modell för ett modernt affärsmannaskap. Den innehöll fyra principer: affärsstandardisering, affärskamratisering, personalisering och rationell affärsprövning. Denna rapport översätter dessa fyra principer till offentligainköpssammanhang och visar hur dessa kan balanseras i enlighet med ‛affärsbaxningsmodellen‛ och därigenom skapa maximalt effektiva offentliga upphandlingsprocesser.

När det gäller principen om affärsstandardisering betonar den vikten av att de standardiserade och administrativa processerna är ändamålsenliga och anpassningsbara. Det är också viktigt att dessa processer även omfattar kunskapsöverföring i organisationen och att det finns ett stödjande strukturkapital. Principen om affärkamratisering betonar vikten av interna och externa samarbeten. Det handlar om att ha arbetsmetoder och processer för att omhänderta leverantörerna både före, under och efter en upphandling. Här betonas ävenvikten av samsyn, inte bara om det som ska upphandlas, utan ävenom de långsiktiga målen och strategierna. Principen om personalisering fokuserar på individnivån i affären och här betonas vikten av att de inblandade personerna har en grundläggande kompetens i att skapa långsiktiga relationer både internt och externt, få tillgång till väsentlig information, tillvarata organisationen situationsspecifika intressen, säkerställa värdeskapande möten och att förstå vilka utrymmen det finns för förhandling och dialog. Principen om rationell affärsprövning beskriver vikten av att rationella överväganden präglar den offentliga inköpsprocessen. Det handlar om ett göra korrekta och effektiva behovsanalyser baserat på den upphandlande myndighetens verksamhet och budget, men även att uttrycka dessa krav på ett korrekt, reellt och ändamålsenligt sätt.

Rapportens budskap är att receptet på den ‛goda affären‛ är att dessa fyra principer måste vara på plats, var och en för sig, och ‛i rätt dos vid rätt tillfälle‛. Hur stor plats och vikt de tar är beroende av var i upphandlingsfasen man befinner sig och vilken affär som för tillfället ska hanteras. Alla affärsmän och affärskvinnor som är inblandade i offentlig upphandling bör ‛baxa‛ dessa olika affärsmässiga principer, lite olika varje gång, för att kunna åstadkomma den goda affären.

Denna rapport ger ett ramverk, eller en karta, som kan fungera som ett ‛flygfoto‛ över dessa affärsprocesser och som kan användas för att hitta fram till den goda affären. Det finns ävenchecklistor för varje princip för att underlätta navigeringen i dessa komplexa situationsspecifika processer för att vägen till en god affär ska bli möjlig i varje offentlig upphandlingsprocess.

This report is addressing people within the public procurement sector and its aim is to provide a framework that describes the basis for an effective public procurement process. The starting point of this report is a PhD thesis presented at Stockholm School of Economics in 2009 that suggested a new scientific theory for contemporary business management. It consisted of four different principles: business standardization, business fraternization, personalization and probationary business rationalization. This rapport translate these four principles into a public procurement perspective and describes what is critical in order to manage these principles in accordance to the ‚business manoeuvring‛ model and, thereby, how to create effective business process within the public procurement sector.

Regarding business standardization, this rapport emphasizes the importance of having standardized processes that are adapted for their purpose and supportive of the overall principles of the purchase. It is also critical that these processes encompass the transfer of knowledge within the buying organization and that there is a supportive structural capital. The principle of business fraternization describes the importance of internal and external collaboration. It is about having work methods and processes aiming at managingsuppliers before, during and after a purchasing process. A common view is also stressed, not only regarding the goal of the purchase but also regarding long term strategic goals and visions. Concerning personalization, this principle focus on the level ofthe individual and describes the importance of that the involved actors in the buying organization have the basic competence when it comes to establishing long term relationships, finding critical information, safeguarding the self interest of the buying organization, establishing value creating meetings and understanding the role of dialogue and negotiation in public procurement. Finally, the principle of probationary business rationalization focuses on the role of rational considerations in public procurement processes. This is about making effective and correct analysis based on the buying organizations organizational and economical conditions and requirements and to express those conditions in an effective and appropriate way.

The main message of this report is that the prescription for a ‛good deal‛ is that these four principles are in place ‛at the right dose at the right time‛. The individual weight of each principle is dependent on where in the procurement process we are and what type of purchase process we are involved in at the moment. Business people involved in public procurement should therefore be able to ‛manoeuver‛ these four principles in a situation specific manner in order to reach the good deal. Thus, this report provides a framework, or a map, that can function as an ‛air photography‛ that can be used to find the good deal. There are also checklists in the report in order to facilitate the use of this framework in order to find an effective value creating process and a good deal in every public procurement process.