Bakgrund: Vi spenderar en stor del av våra liv på arbetet och det är därför viktigt att det utformas på så sätt att det främjar vårt välbefinnande och vår hälsa. Aktivitetsbaserat kontor (ABW) blir allt mer modernt att införa och det kan vara viktigt med en genomtänkt implementeringsprocess för att förbereda anställda.

Syfte: Studera vad anställda upplever som hindrande och möjliggörande faktorer för deras välbefinnande under en implementeringsprocess till ABW och användning av ABW efter flytt.

Metod: Studien var en kvalitativ longitudinell studie. Fokusgrupper genomfördes med medarbetare och chefer på två av Trafikverkets kontor innan samt efter flytt till ABW. Datamaterialet analyserades med en kvalitativ innehållsanalys.

Resultat och slutsats: Möjliggörande faktorer för medarbetares välbefinnande innan flytten var meningsfull process, information, engagerade chefer, aktiviteterna samt att de hade en förhoppning om att ABW skulle öka samverkan. Hindrande faktorer var farhågor som att tappa samhörighet och inte få en plats i nya kontoret, brist på transparens, brist på delaktighet, oengagerade chefer, dålig återkoppling och känsla av att ingen hänsyn togs till vilka behov som fanns. Möjliggörande faktorer för medarbetares användning av ABW efter flytten var att man var nöjd med kontorsmiljön, ökad gemenskap och ökad samverkan. Hindrande faktorer uppgavs vara att spelreglerna inte var tydliga eller följdes, tekniken stöttade inte arbetssättet, cheferna hade det svårare med ledarskapet, lägre effektivitet, brist på uppföljning, brister i kontorsmiljön, sämre gemenskap och samverkan, dålig återkoppling samt att ABW inte passade medarbetares behov. Individuella och organisatoriska behov kan ha påverkat resultatet, det kan också ha varit de hindrande faktorerna. Resultatet tyder på att det är viktigt att ha en meningsfull implementeringsprocess.

Background: We spend a lot of our time at work and therefore it is important that work is formed in a way that promote well-being and health. Activity-based office (ABW) becomes more and more popular and a thoughtful implementation process to prepare the employees seems important.

Purpose: The purpose was to study employee’s experience of hindering and enabling factors for well-being during the implementation process of ABW and the use of ABW after relocation.

Method: The study was a qualitative longitudinal study. Focus groups were conducted with employees and managers at The Swedish Transport Administration, located in two different offices, before and after relocation to ABW. Qualitative content analyses were conducted to analyze the material.

Result and conclusion: Enabling factors for employee’s well-being prior to relocation were a perceived meaningful process, information, dedicated managers, activities and an expectation that ABW could increase collaboration. Hindering factors were fear of losing affinity and not get a place in the new office, lack of transparency, lack of participation, unengaged managers, lack of feedback and lack of consideration of what needs exist. Enabling factors after relocation for the use of ABW were satisfaction with the office environment, increased community and collaboration. Hindering factors were rules that were unclear and no one followed them, technology did not support the working method, manager’s struggle with leadership, decreased efficiency, lack of follow-up, deficiencies in the office environment, poor community and collaboration, lack of feed-back and a low perceived need-supply fit. The result indicates that it can be important with a meaningful process.