Titel: Första mötet i internationella förhandlingar

Nivå: Examensarbete på grundnivå (kandidatexamen) i ämnet företagsekonomi

Författare: Olivia Knudsen och Frida Sallander

Handledare: Lars-Johan Åge

Datum: 2025 - juni

Syfte: Syftet med studien är att analysera första mötets betydelse inom förhandling mellan internationella företag samt hur förhandlare förbereder sig inför dem.

Metod: En kvalitativ ansats genomfördes där data blivit insamlad med hjälp av åtta individuella semistrukturerade intervjuer med åtta olika förhandlare. Metoden valdes för att kunna utforska och beskriva förhandlares perspektiv på första mötet vid internationella förhandlingar. Vid analys av den insamlade data genomfördes en tematisk analys där resultatet har tolkats och redovisats med hjälp av återkommande teman och mönster i informanternas svar. Informanterna som deltog i studien var alla män med minst 10 års erfarenhet av internationella förhandlingar.

Resultat och slutsats: I studiens resultat framkom att det första mötet i en internationell förhandling spelar en avgörande roll för hur relationen mellan parterna utvecklas över tid. Förhandlarna betonade att ett gott första intryck, präglat av professionalism, lyhördhet och kulturell medvetenhet, kan skapa förtroende och lägga grunden för ett långsiktigt samarbete. Förberedelser, såsom att förstå motpartens kulturella bakgrund och affärssed, lyftes fram som centrala framgångsfaktorer. Vidare framkom att relationella inslag som småprat, icke-verbal kommunikation och förmågan att läsa sociala signaler ofta hade större påverkan än själva sakfrågorna under det första mötet. Teman som relationer och tillit, mentalt spelupplägg och att bemästra motvind visade hur informanterna aktivt anpassade sig till olika situationer för att bygga en stabil grund inför vidare förhandlingar. En central slutsats är att det första mötet fungerar som en referensram för fortsatt interaktion och uppstår brister i detta skede riskerar förhandlingen att formas av misstänksamhet och osäkerhet.

Examensarbetets bidrag: Studien ger praktisk vägledning till svenska företag i hur man strategiskt hanterar det första mötet i internationella förhandlingar. Den lyfter relationers betydelse tidigt i processen och visar hur kulturella skillnader kan hanteras.

Förslag till fortsatt forskning: Framtida studier kan undersöka digitala första möten eller jämföra hur olika nationella kulturer påverkar förväntningar och tolkningar i den inledande fasen.

Nyckelord: Förhandling, Första mötet, Internationella affärer, Kultur, Förtroende, Relationsbyggande.

Title: The first meeting in international negotiations

Level: Student Thesis - final assignment for bachelor’s degree in business administration

Author: Olivia Knudsen and Frida Sallander

Supervisor: Lars-Johan ÅgeDate: 2025 - June

Aim: The purpose of this thesis is to analyze the significance of the first meeting innegotiations between international companies, as well as how to prepare for such meetings.

Method: The study adopts a qualitative approach, with data collected through eight semi-structured interviews with eight different negotiators. This method was chosen to explore anddescribe the perspectives of the informants in depth. The data was analyzed using thematicanalysis, where the findings were interpreted and presented through recurring themes andpatterns in the participants’ responses. All informants were men with a minimum of 10 yearsof experience in international negotiations.

Results and conclusions: The study shows that the first meeting in an internationalnegotiation plays a crucial role in shaping the development of the relationship between theparties over time. The negotiators emphasized that a strong first impression that ischaracterized by professionalism, attentiveness, and cultural awareness can build trust and laythe foundation for long-term cooperation. Preparation, including understanding thecounterpart’s cultural background and business practices, was highlighted as a key successfactor. Furthermore, relational elements such as small talk, non-verbal communication, andthe ability to sense social cues often had more impact than the actual substantive issuesdiscussed during the first meeting. Themes such as relationships and trust, mental strategysetup and handling adversity illustrated how the informants actively adapted to varioussituations to build a solid foundation for future negotiations. A central conclusion is that thefirst meeting serves as a reference point for further interaction, and if it is poorly handled, thenegotiation risks being shaped by mistrust and uncertainty.

Contribution of the thesis: The study provides practical guidance for Swedish companies onhow to strategically approach the first meeting in international negotiations. It highlights theimportance of early relationship-building and illustrates how cultural differences can benavigated.

Suggestions for future research: Future research could explore digital first meetings orcompare how national cultures influence expectations and interpretations in the initial phaseof negotiations.

Key words: Negotiation, First Meeting, International Business, Culture, Trust, RelationshipBuilding